Conventions de notation - Particularités - Archivage

Principes généraux

L'année scolaire se compose de quatre à 10 périodes. A la fin de chaque période, les élèves reçoivent un bulletin détaillé sous la forme d'une feuille nouvellement imprimée (les feuilles reçues pour chaque période seront donc rassemblées au fil du temps dans une farde-dossier spécifique). Ce bulletin indique pour chaque branche, la note de synthèse attribuée par le professeur et un commentaire d'accompagnement.

Lorsque plusieurs périodes se sont écoulées, on peut également fournir à chacun un bulletin synthétique qui reprend les notes reçues pour chaque période, les commentaires de conseil de classe, des moyennes ou des totaux par branches et des histogrammes éventuels. (Voyez les modèles de ces bulletins présentés dans les pages précédentes)

Au cours d'une période déterminée, chaque professeur gère ses propres notes sans avoir aucun accès à celles de ses collègues (si la direction de l'école le souhaite, il peut éventuellement les consulter, mais il ne peut en aucun cas les modifier - voir ci-après).
Chacun peut encoder ses notes et les modifier à sa guise depuis n'importe quel poste de travail, et n'importe quand durant toute la durée de la période courante, jusqu'à une certaine date limite. A cette date, les titulaires de classe vérifient les bulletins individuels des élèves, en y ajoutant au besoin les avis émis durant le conseil de classe, et l'administrateur système clôture la période.
Lorsqu'une période a été clôturée, les notes correspondantes sont remises aux élèves et/ou à leurs parents, sous la forme d'une feuille imprimée. Ayant ainsi été "publiées", ces notes deviennent définitives : elles ne peuvent plus être modifiées qu'en cas de nécessité absolue, et par un administrateur système seulement : les erreurs découvertes éventuellement après publication seront de préférence reprises dans le bulletin suivant, sous la forme de correctifs.
En exception à la règle ci-dessus, l'école qui le désire peut activer (ou non) la possibilité d'ajouter une note manquante à une période précédente (cas de l'examen postposé pour cause de maladie, par ex.). Il reste dans ce cas impossible de modifier toute autre note préexistante. De plus, la note ainsi ajoutée est présentée d'une manière spécifique dans le bulletin imprimé, de telle sorte qu'il reste clair que cette note est une note remise à posteriori.
Les notes décernées par les professeurs au cours d'une période restent donc en principe "secrètes" et modifiables par leurs auteurs, tant que cette période est active (période en cours). Lorsque la période est clôturée, les données correspondantes deviennent définitives et "publiques" : il n'est plus permis à personne de les modifier, et elles sont consultables par tous. Il n'y a jamais qu'une seule période active à la fois.
Les titulaires de classe peuvent à tout moment imprimer deux feuilles récapitulatives (pour n'importe quelle période, courante ou non), mais seulement pour la classe dont ils ont reçu le titulariat. L'une de ces feuilles rassemble les notes de tous les professeurs pour la période courante, avec indication automatique du pourcentage global, du nombre d'échecs éventuels ainsi que du total des heures de cours concernées par ces échecs ; l'autre propose un classement des élèves en fonction de leur situation de réussite ou d'échec dans toutes les branches. Ces feuilles récapitulatives montreront leur utilité principale au moment des conseils de classe.
Les bulletins et feuilles récapitulatives peuvent être imprimés indifféremment, soit par les titulaires de classe, soit par le secrétariat de l'école. Dans ce dernier cas, l'impression des bulletins de plusieurs classes peut éventuellement être effectuée en une seule opération.

Exemples de feuilles récapitulatives :

Cas d'un autre système de notation (points sur 100), avec examens et dispenses :
feuille récapitulative 3

Chaque professeur peut également obtenir ses propres tableaux récapitulatifs, particulièrement étoffés s'il utilise le sytème de notes partielles :

Exemple de carnet de notes professeur (extrait, notes sur 10) :

carnet de cotes

Exemple de compte-rendu des notes encodées :

compte-rendu prof

Systèmes de notation et de globalisation utilisables

Au choix de l'établissement scolaire (avec la possibilité de changer de système à tout moment, d'utiliser des systèmes différents dans différentes sections de l'école, etc.), on pourra mettre en œuvre divers modes de globalisation, parmi lesquels (liste non exhaustive) :

Évaluation continue. Dans ce système, la note attribuée par le professeur est à chaque fois une note de synthèse, qui représente globalement le niveau des compétences acquises par l'élève dans la discipline concernée. Il en va de même à chaque période : les notes des périodes successives sont indépendantes, chacune d'elles annulant la précédente. Il n'est donc jamais effectué de sommation ni de moyenne de ces notes.
Calcul de total ou de moyennes "traditionnel" : dans ces modes, un total ou une moyenne pondérée des notes obtenues durant les périodes successives est établi à la fin de l'année (ou à la fin de chaque trimestre) pour chaque branche. Dans le calcul de ce total ou cette moyenne, on peut éventuellement faire intervenir séparément des notes d'examens, et ceux-ci peuvent faire l'objet de dispenses.
Estimation libre : plusieurs variantes de ce mode sont proposées, dans lesquels l'idée maîtresse est que chaque professeur peut définir lui-même le mode de globalisation qui sera de règle pour son cours : moyenne pondérée avec pondérations définies à l'avance, évaluation continue, etc.

guide d'administration de BulréZo

Le professeur est invité à compléter sa note de période par un commentaire adéquat. La réflexion pédagogique qui a guidé l'élaboration de BulréZo accorde une très grande importance à ce commentaire : l'information que l'on fournit par ce moyen à un élève et à ses parents est bien meilleure que celle contenue dans une simple note de niveau, aussi "précise" soit-elle. Dans ce commentaire, le professeur dispose de toute liberté pour mentionner par exemple : des encouragements, des conseils, les notes partielles de divers travaux pris en compte pour établir la note globale, les critères d'évaluation de ces travaux, les références de divers documents annexes éventuels (dossier d'apprentissage), etc.
Lorsque la note remise par le professeur indique une situation d'échec, le commentaire d'accompagnement est obligatoire.
Pour faciliter la rédaction des commentaires, BulréZo est doté d'un mécanisme qui permet à chaque utilisateur de mémoriser dans une réserve personnelle, les commentaires ou fragments de commentaires qui lui paraissent ré-utilisables d'un élève à un autre. Il peut classer ces commentaires dans un nombre quelconque de catégories, définies par lui-même, et les réutiliser durant les années scolaires successives. Des commentaires-types (éditables par l'administrateur) sont également proposés, pour les difficultés récurrentes et les conseils de remédiation.
Les professeurs qui le souhaitent peuvent également confier à BulréZo leur "carnet de cotes", en encodant dans le système leurs notes partielles (c.à.d. les notes qu'ils ont attribuées à des travaux divers, associés ou non à différentes compétences. Ils peuvent encoder ces notes partielles très rapidement, par l'intermédiaire d'un module tableur, et en obtenir ensuite une synthèse automatique, laquelle sera calculée en fonction des critères de leur choix (pondération des différents travaux ou des différentes compétences, intervention ou non de notes de périodes précédentes, distinction : notes formatives/notes certificatives, etc.). Le résultat du calcul est alors proposé comme une ébauche (modifiable) de la note de période, le commentaire d'accompagnement étant lui-même automatiquement généré sur la base des titre, date, note et valeur de pondération des travaux pris en compte). Des moyennes distinctes pour les différentes compétences évaluées peuvent également être mises en évidence.
Le système de notation utilisé est global pour une même section ou un même siège de l'institution scolaire. Il peut cependant être choisi différemment pour des sections différentes (fonctionnement différent pour le premier degré, par exemple, ou pour les sections techniques, etc.), et bien entendu être différent pour des années scolaires successives. Les notes peuvent être chiffrées (points sur 10, su 20, sur 100, avec acceptation ou non de décimales, etc.), mais elles peuvent aussi être symboliques, su 2 à 7 niveaux (TB, B, S, F, I par ex.).
BulréZo accepte les subdivisions de cours. Pour certaines branches dont les matières très étendues nécessitent un volume horaire important, il arrive en effet que l'on confie différentes subdivisions à des professeurs différents, alors que l'intitulé officiel du cours reste unique, de même que la note à inscrire au bulletin. Par exemple, l'intitulé officiel "Sciences" peut recouvrir dans les faits : un cours de Physique, un cours de Chimie et un cours de Biologie, tous trois enseignés par des professeurs différents. Si l'on déclare de telles subdivisions, les notes entrées dans le système sous leurs intitulés sont automatiquement rassemblées en une note globale unique (il s'agit d'une moyenne pondérée), laquelle est transcrite au bulletin sous l'intitulé général comme note "officielle", tandis que les notes partielles dont elle est issue sont elles-mêmes automatiquement insérées dans le commentaire d'accompagnement de cette note officielle.
Documents de délibération : L'évaluation globale de la situation d'un élève (en tenant compte de toutes les branches) est toujours très difficile. Elle doit donc faire l'objet d'une discussion en conseil de classe. Afin de fournir aux membres de ce conseil de classe un maximum d'informations, présentées sous différentes formes, BulréZo produit automatiquement des bulletins synthétiques pour chaque élève, ainsi que deux feuilles récapitulatives pour chaque classe. Parmi les informations proposées, vous trouverez une moyenne générale de toutes les notes obtenues par l'élève dans toutes les branches (cette moyenne peut être au choix une moyenne simple non pondérée, ou une moyenne pondérée en fonction de la charge horaire de ces branches). Seront également présentés les nombres d'échecs et d'heures de cours en échec. Dans les bulletins synthétiques, vous trouverez en outre pour chaque période et/ou examen un histogramme "en quartiers de tarte" représentant la répartition des différentes notes obtenues en fonction des nombres d'heures de cours concernées.
Plan individuel d'apprentissage : Dans ses formes classiques, le bulletin scolaire d'un élève se limite généralement à un constat. Si cet élève éprouve de réelles difficultés, il est hautement souhaitable qu'à partir de ce constat, on lui propose une assistance plus individualisée. Le plan individuel d'apprentissage permet de structurer cette assistance. (Voir rubrique correspondante).

Informations de nature disciplinaire

En complément facultatif des notes et commentaires encodés par les professeurs et les titulaires de classe, les bulletins détaillés produits par BulréZo peuvent mentionner à destination des parents quelques informations de nature disciplinaire :

nombre de retenues infligées au cours de la période
nombre d'exclusions
nombre d'absences justifiées
nombre d'absences injustifiées
nombre de retards excusés
nombre de retards non excusés
remarques particulières du préfet de discipline

Ces données seront généralement entrées dans le système par des personnes faisant partie du secrétariat ou du personnel éducatif, indépendamment donc de l'encodage effectué par les professeurs.

Archivage - Consultation de données anciennes

Les informations encodées dans BulréZo restent accessibles aussi longtemps que vous le souhaitez (plusieurs années). Chaque utilisateur du système peut donc à tout moment consulter, non seulement les bulletins des périodes antérieures pour l'année en cours (comme déjà expliqué plus haut), mais aussi ceux des années scolaires précédentes. Toutes ces données ne peuvent toutefois être imprimées dans leur présentation "officielle" que par les personnes spécifiquement chargées de l'archivage (secrétaires, direction).
Ces responsables particuliers peuvent également obtenir du système la série complète de tous les documents concernant un élève bien déterminé (bulletins détaillés de toutes les périodes de toutes les années scolaires + bulletins synthétiques), en un seul clic de souris.

Suite : copies d'écran - Utilisation détaillée

Pour tous renseignements complémentaires concernant le fonctionnement, la distribution, l'installation ou la maintenance de cette application, veuillez nous contacter par courrier électronique à l'adresse suivante :

Bulletin scolaire informatisé
Bulletins scolaires en ligne